Az esküvői teendőket még a szervezés megkezdésekor rendbe szedtem. Ez a mi esetünkben az esküvő előtt 10 héttel történt, - ha pedig általánosságban beszélek, a szervezési idő első 15%-ban érdemes erre energiát fordítani. Az én gondolatvilágomban nem volt kérdés, hogy van feladatom a teendők rendszerezését illetően és az is tiszta volt, hogyan.
A projekteknél ilyenkor összehívjuk a csapatot, brainstorming jelleggel (ötletroham: azaz mindenkinek ami eszébe jut, bemondja) összegyűjtjük elejétől a végéig a teendőket, időrendbe tesszük és amikor ismét végignézzük, általában gazdagodik a terv további teendőkkel - hiszen ilyenkor összeáll a teljes folyamat. A rendszerezés során meghatározzuk a feladat kivitelezésére szükséges időráfordítást, illetve a feladatgazdákat. Előbbire azért van szükség, hogy projekttervet szépen, kiegyenlített lefutásúvá tudjuk alakítani: ne sűrűsödjenek össze a feladatok, sőt, ha már látjuk a felelősöket is, ne legyen egy kézben sok teendő.
Ezt a módszert használtam az esküvőzésnél. Különböző szinteken lehet megvalósítani a tervezést. Mivel a mi esetünkben kevés az idő az esküvőig, nem akarom "szétadminisztrálni" magam, így leegyszerűsítettem.
- letöltöttem a netről néhány feladatlistát
- összeollóztam belőlük a saját listámat: átírtam, illetve kiegészítettem további, a mi esetünkben releváns teendőkkel (pl. felvettem az esküvői honlapot, átírtam a zenekart dj-re, ilyesmik)
- beprióztam: fontossági sorrendbe állítottam
- megmutattam életempárjának és kiegészítettük azzal, ami neki még felmerült
- leválasztottam az esküvő utáni teendőket és a végére tettem
- az esküvő előtti teendőket feldaraboltam 3, nagyjából egyenlő részre : esküvő előtt 3 hónappal, előtte 2 hónappal, illetve utolsó 4 hét
- az utolsó 4 hét teendőit szintén feldaraboltam úgy, hogy a Nagy naphoz közeledve egyre kisebb egységek legyenek
- felírtam az ismerősöket, barátokat azokhoz a teendőkhöz, amihez segítséget kérek - főleg az utolsó pár napban van erre nagy igény.
A munkában alkalmazott gyakorlat ellenére ez esküvői teendőkhöz nem vittem fel időráfordítást. Ennek több oka is van:
- Nem adott az időráfordítás, legalábbis nehezen meghatározható: mivel a szabadidőmben szervezek, nem tudom azt mondani (mint a munkában), hogy minden nap van x órám, beszorzom a napok számával a határidőig és akkor piros bicikli. Aztán ezt az időt felosztom a feladatok között, a redundánsokat összerendezem... stb. Nem. Ehelyett inkább egy lieáris tervezést alkalmazok. Tehát mindegyik teendő megérdemel 2-3 órát és kiegyenlítetten egymás mögé helyezve elvégzem őket, amikor van rá időm. Néha rögtönzök, egyik dolgot gyorsan rövidre zárom, másik hosszabb ideig tart. Sokkal egyszerűbb így.
- Nem akarok elveszni a részletekben - még a végén ráfeszülök, ha nem készül el valami időben. Tehát nagyjából így balanszolgatok: érezzem jól magam a szervezősdi alatt miközben megvan a kontrol.
Én egy sima excelben dolgoztam, viszont már vannak benne olyan beépített templatek, amik megkönnyítik mindenki számára a hétköznapokat.
A tervemet bedolgoztam egy ilyen excel tepmlate-be a blog kedvéért. Remélem hasznát veszitek! Minden infót nem töltöttem fel, mert azért kellenek a meglepetések a vendégeinknek. Azonbn több, mint 100 tevékenységet gyűjtöttem össze, ilyen részletességgel a neten nem is találtam forrást, ezért az majdnem teljes.
Esküvői projektterv minta elérése:
https://www.dropbox.com/s/gp535lp3uv5tjte/Esk%C3%BCv%C5%91i%20projektterv.xlsx?dl=0
A következő bejegyzésben megosztom annak módját, hogyan dolgozok a tervvel és egészítem ki a tény adatokkal a 3 hónap alatt.
